7 lợi ích của họp trực tuyến/hội nghị truyền hình trực tuyến

Thời gian trước đây, cuộc gọi hình hay hội nghị truyền hình đi kèm sự đắt đỏ và đỏi hỏi những thiết bị đắt tiền và phức tạp cũng như đòi hỏi chuyên sâu. Ngày nay, bạn gần như mang theo nó ở ngay trong túi. Bạn có thể tham dự hay mở một cuộc họp trực tuyến ngay trên chính điện thoại của bạn hay các thiết bị di động cũng như máy tính với phần cứng cơ bản và kết nối Internet đầy đủ.

Cuộc gọi hình với nhiều người tham gia

Hội nghị truyền hình/họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều hơn nhờ vào sự ra đời và phát triển của công nghệ  Voice over IP, công nghệ khai thác cơ sở hạ tầng IP cơ bản của Internet để có thể tạo ra giao tiếp miễn phí.

Bạn cũng cần lưu ý rằng hội nghị truền hình/họp trực tuyến có yêu cầu về băng thông cao hơn nhiều so với một cuộc gọi hình (video call) đơn thuần. Một ước tính tiêu biểu cho một buổi họp với chất lượng hình ảnh (video) tươm tất cần đến 1Mbps cho mỗi bên tham dự. Nếu chất lượng hình ảnh HD là một phần quan trọng, xem xét điều này như một giá trị tối thiểu. Hiện nay mỗi bên tham gia họp cũng cần phải có được cung cấp kết nối ngang nhau, kết nối lỗi dẫn đến rủi ro cho họ về việc lỡ mất rất nhiều phần của phiên họp và cũng làm rối loạn với trải nghiệm tập thể.

I) Không cần phải đi công tác – không còn những chuyến đi xa dài ngày 

Công tác tốn rất nhiều tiền của và thời gian để mọi người có thể họp bàn. Hãy tưởng tượng bạn phải chỉ đạo một cuộc họp quan trọng cho công ty của bạn với rất nhiều người khác những người rải rác từ khắp nơi trên Thế Giới, cách nhau hàng ngàn dặm. Để mang tất cả đến ngồi quanh bàn, bạn cần phải cân nhắc và “gánh” trên vai rất nhiều những rắc rối phức tạp: chi phí công tác, chỗ trống trên máy bay, thị thực (visas), chỗ trống trong thời gian biểu của những người tham gia, tiện nghi phòng ở, đồ ăn, … Với hội ngị truyền hình, bạn có thể tổ chức và làm chủ một cuộc họp hàng giờ đồng hồ với người tham dự từ các địa điểm từ xa trên toàn Thế Giới. Họ chỉ cần những thiết bị cần thiết và theo yêu cầu, những dụng cụ cơ bản có sẵn ngày nay, và hiện diện trước màn hình với thời gian đã được đặt. Các bước tổ chức trước cuộc họp và lời nhắc có thể được thực hiện thông qua email hoặc tin nhắn.

II) “Ràng buộc” những nhân viên di động 

Lực lượng nhân sự của bạn có thể rải rác khắp thành phố trên khắp cả nước nếu họ là những nhân viên di động, Họ kết nối lại với cơ sở thông qua thiết bị di động của họ. Bạn có thể tận dụng cơ sở vật chất hiện tại để tiến hành các cuộc họp trực tuyến/hội nghị truyền hình trực tuyến với lực lượng lao động của bạn. Bên cạnh đó, khả năng nhìn tự nhiên của hội nghị truyền hình trực tuyến thậm chí cho phép bạn kiểm tra các hoạt động và nơi hoạt động của các nhân viên, bạn nên tinh thông về nhiệm vụ của nhân viên của mình hay nghi ngờ về sự toàn vẹn của họ. Họ cũng sẽ thích lợi hình họp mặt này cũng như cho phép họ có thêm thời gian ở ngoài văn phòng.

III) Nó hỗ trợ giao tiếp (làm việc) từ xa

Họp trực tuyến/hội nghị truyền hình cũng là một công cụ thiết yếu trong bối cảnh của làm việc từ xa hay giao tiếp làm việc xa khỏi văn phòng, thường là từ nhà. Nếu việc kinh doanh có một thời gian biểu khá mở và các nhân viên hay cộng tác viên làm việc từ nhà, thì hội nghị truyền hình là một cách để kiềm chế sự thiếu tương tác giữa các lực lượng làm việc và thiếu hướng dẫn hoặc báo cáo về công việc

IV) Tổ chức cuộc họp độc lập thời gian 

Giờ đây, các cuộc họp trực tuyến trở nên nhẹ nhàng hơn khi không có trở ngại lớn về chi phí đi lại và các hạn chế, họ có thể được tổ chức thường xuyên hơn. Bạn có thể gặp mọi người từ khắp nơi trên Thế Giới mỗi ngày hoặc thậm chí vài lần trong ngày. Điều này cho phép việc kinh doanh của bạn có thể chuyển động cùng với tốc độ của Thế Giới. Việc kinh doanh của bạn chuyển đông mà bạn không phải di chuyển. Và nó di chuyển rất nhanh

Cuộc họp của bạn có thể là một thông báo chú ý ngắn. Những người tham dự sẽ không còn có thể lấy lý do liên quan tới việc di chuyển và địa điểm; họ chỉ việc phải để bản thân có thời gian trống. Nghĩa là bạn có thể sắp xếp cuộc họp trực tuyến nhanh chóng và có thể làm nó chạt gần như ngay lập tức trong thời gian ngắn. Bạn cũng có thể dễ dàng siết chặt bất kì ai với một lịch trình chặt chẽ.

VII) Dạy và học trực tuyến 

Có những khóa học tuyệt với đáng để đề xuất và những giảng viên tuyệt vời để giảng dạy, nhưng phần lớn họ có thể ở khá xa, rất xa với bạn. Nếu bạn là một giáo viên hoặc người huấn luyện, thị trường của bạn có thể nằm rất xa so với bạn. Hội nghị truyền hình thực là một cách hay để thu thập và chia sẻ kiến thức vượt qua mọi rào cản. Trong khi nó sẽ không giống như thuyết trình vật lý, sự tương tác  vẫn khá thích hợp. Bạn có thể sử dụng đa dạng các cơ sở vật chất như bảng trắng tương tác trực tuyến, và bạn cũng có thể dùng những công cụ hợp tác làm việc trực tuyến.

Các khóa học có thể cùng chỗ với giáo viên và những học sinh khác nhau có thể ở các địa điểm khác nhau, và điều đó cấu thành nên một phiên họp trực tuyến thực sự. Lần lượt, giáo vên có thể một địa điểm và lớp học ở một nơi khác, với tất cả học sinh cùng nhìn về một màn hình.