5 quy tắc để họp trực tuyến hiệu quả

Các chuyên gia của VitalSmarts (Mỹ) đã nghiên cứu các buổi họp trực tuyến nhiều năm qua để hiểu rõ lý do hầu hết hoạt động này lại dễ kém hiệu quả, khiến người tham dự mệt mỏi. Cuối cùng, họ rút ra 5 quy tắc để cải thiện vấn đề này. Sau đây là những điều cần thực hiện để có hiệu quả trong các cuộc họp trực tuyến.

Hãy lấy Raul, một quản lý bậc trung làm ví dụ. Anh sắp có bài thuyết trình trực tuyến dài 15 phút với 16 đồng nghiệp rải rác từ miền Bắc cho đến miền Nam nước Mỹ. Mục tiêu của anh là thuyết phục họ xác định vài cơ hội kinh doanh toàn cầu, sau đó hợp tác phát triển chúng. Để tránh làm bài thuyết trình bị nhàm chán, đồng thời thu hút được mọi người, anh dự định sử dụng 18 slide. Dưới đây là những quy tắc Raul nên tuân theo.

Quy tắc 60 giây

Trước tiên, không bao giờ can dự vào việc giải quyết vấn đề của đội ngũ cho đến khi họ nhận diện được nó. Làm điều gì đó trong 60 giây đầu tiên để giúp họ trải nghiệm. Bạn có thể chia sẻ các số liệu thống kê gây sốc hay gây kích thích, những câu chuyện hoặc các bài học làm kịch tính hóa vấn đề.

Ví dụ, Raul có thể chia sẻ số liệu thống kê cho thấy quy mô trung bình trong giao dịch toàn cầu của đối thủ cạnh tranh đang cao hơn. Anh cũng có thể chia sẻ câu chuyện về một khách hàng cảm thấy thất vọng về dịch vụ của công ty. Hoặc, anh có thể thu hút cảm xúc bằng cách kể bài học về loài cá voi kiếm ăn tốt hơn khi hợp tác cùng nhau ra sao. Dù sử dụng chiến thuật nào, mục tiêu vẫn là đảm bảo mọi người hiểu thấu đáo vấn đề, hoặc cơ hội trước khi cố gắng giải quyết nó.

Quy tắc trách nhiệm

Khi bước vào bất kỳ môi trường xã hội nào, mọi người đều ngầm xác định vai trò của bản thân. Ví dụ, khi vào rạp chiếu phim, bạn vô thức xác định vai trò bản thân là người quan sát – bạn ở đó để được giải trí. Khi vào phòng tập thể dục, bạn là người hành động – bạn ở đó để tập thể dục. Mối đe dọa lớn nhất cho các cuộc họp trực tuyến là người dự vô thức tự nhận vai trò quan sát viên, tức chỉ đến nghe.

Để chống lại ý thức ngầm này, hãy tạo trải nghiệm về trách nhiệm chia sẻ ngay từ lúc bắt đầu bài thuyết trình. Nhưng cũng đừng dùng cách nói “Tôi muốn đây là một buổi trò chuyện, không phải là buổi thuyết trình. Tôi cần tất cả các bạn cùng tham gia thảo luận”. Điều này hiếm khi đạt hiệu quả. Thay vào đó, hãy tạo cơ hội cho người tham dự nhận lấy trách nhiệm, bằng cách áp dụng quy tắc tiếp theo.

Quy tắc không chỗ lẩn tránh

Nghiên cứu cho thấy một người lên cơn đau tim trên tàu điện ngầm lại ít có khả năng nhận được sự giúp đỡ, dù có rất nhiều người trên tàu. Các nhà tâm lý học xã hội gọi hiện tượng này là sự khuếch tán trách nhiệm. Nếu mọi người đều có trách nhiệm, thì sau đó sẽ không còn ai cảm thấy có trách nhiệm nữa.

Tránh điều này trong cuộc họp bằng cách giao cho từng người những nhiệm vụ họ có thể chủ động tham gia, để không có chỗ lẩn tránh. Chia mọi người thành từng nhóm nhỏ gồm 2 hay tối đa 3 người. Gợi ý họ dùng phương thức nào đó để thảo luận trực tuyến với nhau trong nhóm riêng. Nếu nền tảng hội nghị trực tuyến của công ty cho phép chia nhỏ nhóm thì hãy tận dụng nó.

Cho họ khung thời gian rất hạn chế để thực hiện một nhiệm vụ ngắn. Chẳng hạn, ba phút ban đầu, Raul có thể nói điều gì đó như “Slide tiếp theo cho thấy nhóm của bạn sẽ gồm những ai. Tôi muốn các bạn dành hai phút cùng với nhóm nhỏ của mình xác định điều hối tiếc khi một khách hàng mà bạn tin rằng có thể ký hợp đồng lớn hơn nhiều, nếu chúng ta cùng làm việc tốt hơn trong 12 tháng qua”.

Quy tắc MVP

Không điều gì cản trở cuộc họp hơn việc “tra tấn” mọi người bằng các slide đầy số liệu chán ngắt, với các gạch đầu dòng dài vô tận. Khi ấy, người tham dự có thông minh hay tinh tế đến mức nào cũng không còn quan trọng. Do đó, bạn cần phải pha trộn các sự kiện vào các câu chuyện.

Chuyên gia khuyến khích mọi người xác định cần bao nhiêu slide PowerPoint khả dụng tối thiểu (Minimum Viable PowerPoint – MVP). Nói cách khác, chọn số lượng dữ liệu ít nhất mà bạn cần phải báo cáo và thu hút mọi người.

Lợi ích quy tắc này là buộc bạn phải thu hút được người tham dự. Nếu có quá nhiều slide, bạn cảm thấy bắt buộc phải hoàn thành chúng. Trong trường hợp của Raul, 15 slide là quá nhiều nếu chỉ có 18 phút thuyết trình. Anh chỉ nên hoàn thành nội dung thuyết trình trong 1 hoặc 2 slide, sau đó dùng thêm 1-2 slide phụ để áp dụng theo các quy tắc phía trên.

Quy tắc 5 phút

Không bao giờ để hơn 5 phút mà không đưa ra vấn đề nào cho mọi người giải quyết. Những người dự họp trực tuyến đang ở trong các phòng riêng lẻ và có hàng tá những phiền nhiễu xung quanh. Nếu bạn không duy trì được khả năng tham gia liên tục đầy hữu ích, họ sẽ trở nên lơ đãng, và cần phải thật cố gắng mới khiến họ chú tâm lại.

Trong bài thuyết trình dài 15 phút, Raul nên có 2-3 dịp để mọi người tham gia vào. Ví dụ, anh có thể kết thúc mỗi phần bằng một danh sách lựa chọn và yêu cầu bỏ phiếu biểu quyết phương án.