Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử

Ngày 03/4/2020, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Trong đó, Ban Cơ yếu Chính phủ được giao nhiệm vụ: Bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng thư số cho các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống bộ máy nhà nước và nghiên cứu đề xuất giải pháp xác thực tài liệu lưu trữ điện tử được ký số có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn.

Mục tiêu tổng quát của Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước.

Bên cạnh đó, Đề án hướng tới mục tiêu cụ thể là hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử; xây dựng, thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan. Trong đó, bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác); bảo đảm tối thiểu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác); bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 3 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

Đồng thời, Đề án đặt ra mục tiêu xây dựng, thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành, trong đó, bảo đảm 100% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.

Bên cạnh đó, Đề án đặt mục tiêu bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng; bảo đảm 100% cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước và được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử.

Để đạt được mục tiêu trên, Đề án đưa ra các nhiệm vụ và giải pháp thực hiện như hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan; xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành; hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước theo lộ trình phù hợp.

Đề án cũng đưa ra các nhiệm vụ và giải pháp thực hiện như đảo đảm công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyên và thực hiện các giải pháp về tổ chức bộ máy, công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước.

Về tổ chức thực hiện, Thủ tướng Chính phủ đã giao rõ trách nhiệm và ấn định thời gian thực hiện đối với các Bộ, ngành liên quan. Trong đó, vấn đề bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử rất được quan tâm, Cụ thể:

Bộ Nội vụ là đầu mối đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Đề án, hàng năm tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ; trình Chính phủ trình Quốc hội sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ năm 2011 đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hoàn thành năm 2021… Phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông (TT&TT), Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ trong việc xây dựng và thực hiện các giải pháp bảo đảm xác thực, an toàn, an ninh, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước…

Bộ TT&TT phối hợp với Bộ Nội vụ, Ban Cơ yếu Chính phủ rà soát, đánh giá việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chữ ký số và việc sử dụng chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử, hoàn thành năm 2020; Bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phòng Lưu trữ nhà nước;

Bộ Công an phối hợp với Bộ Nội vụ, Bộ TT&TT xây dựng các giải pháp an ninh và bảo mật Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phòng Lưu trữ nhà nước.

Ban Cơ yếu Chính phủ được giao nhiệm vụ: Bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng thư số cho các cơ quan, tổ chức; cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống bộ máy nhà nước; Phối hợp với Bộ Nội vụ, Bộ TT&TT nghiên cứu đề xuất giải pháp xác thực tài liệu lưu trữ điện tử được ký số có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn, hoàn thành năm 2021.

Theo Tạp chí An toàn thông tin